Les organisateurs oublient souvent de se préoccuper de la santé et de la sécurité de leur événement.
Dans cet article, vous allez voir tout ce que vous devez savoir pour assurer la sécurité de vos événements.
Considérations clés en matière de sécurité
Cet article traite des informations relatives au Royaume-Uni, mais vous pensez que ces informations peuvent être utiles aux organisateurs d'événements du monde entier. Lorsque vous organisez votre événement, la sécurité doit être la priorité numéro un. Vous devez penser aux points suivants.
De qui êtes-vous responsable pendant l'événement ?
Vous n'êtes pas seulement responsable de vos invités. Vous devez également tenir compte des personnes qui travaillent pour vous : personnel, entrepreneurs ou bénévoles.
Quel est l'ampleur du risque ?
Si votre événement comporte des risques, vous devez le planifier de manière à les minimiser.
Si quelque chose ne va pas, vous devez être prêt à agir en conséquence. Si vous ne le faites pas et que vous violez certaines règles de sécurité, vous pourriez devoir payer une amende.
Et, dans certains cas, vous pouvez même encourir des sanctions pénales. La planification et la préparation sont primordiales pour s'assurer que toutes les procédures de sécurité sont en place.
Ce que vous devez préparer
En tant qu'organisateur d'un événement, vous devez effectuer une évaluation des risques, préparer un plan d'urgence et un plan de sécurité pour l'événement.
1. Évaluation des risques
Quel que soit le type d'événement que vous organisez, vous devez procéder à une évaluation des risques dès le début de la planification.
Cette évaluation des risques mettra en évidence tous les risques potentiels qui pourraient affecter votre événement.
Une évaluation des risques doit inclure des éléments tels que :
En étant préparé à toute situation, vous vous assurez que vos invités sont en sécurité et que chacun sait ce qu'il faut faire en cas de problème.
Téléchargez ce modèle et faites-en une copie pour chaque événement que vous devez organiser. Prenez le temps de le remplir et d'en discuter avec votre équipe.
Il est également utile de jeter un coup d'œil à cette évaluation des risques d'incendie.
Conseil : consultez ce guide approfondi sur la manière d'effectuer une évaluation des risques, y compris des exemples pratiques sur la façon de remplir le modèle.
2. Plan d'urgence
Aucun organisateur d'événements ne souhaite utiliser un plan d'urgence, mais il est important d'en avoir un au cas où les choses tourneraient mal.
Une urgence peut être n'importe quoi, un incendie, une inondation ou une alerte à la bombe. Comment allez-vous gérer ce type de problème ? Comment allez-vous contacter la police, les pompiers ou l'ambulance en cas de besoin ?
Le plan d'urgence doit être clair pour tous les membres du personnel. Ils peuvent vous aider à le mettre en place au cas où l'impensable se produirait.
Vous devez préparer un plan d'urgence immédiatement après avoir effectué une évaluation des risques. Ce n'est qu'à ce moment-là que vous saurez quels problèmes pourraient survenir et comment vous y préparer.
3. Plan de sécurité pour un événement
Le plan de sécurité de l'événement est un autre document que vous devez remplir et qui comprend généralement votre évaluation des risques et votre plan d'urgence. Il montre que vous avez réfléchi à tous les aspects essentiels en matière de sécurité.
Selon le type d'événement et de lieu, les autorités locales voudront pouvoir consulter ce plan de sécurité alors que vous êtes encore en train de planifier votre événement. Ils voudront savoir si vous êtes préparé à toute situation.
Vous vous appuierez sur ce document au cas où quelque chose de malheureux se produirait pendant l'événement et que vous vous retrouviez dans un conflit juridique.
Votre plan de sécurité doit inclure :
Conseil : vous ne savez pas par où commencer ? "Comment rédiger un plan de sécurité" vous aidera à partir du bon pied.
Lignes directrices pour la sécurité des événements
Le Health and Safety Executive (HSE) au Royaume-Uni est la meilleure ressource que vous puissiez trouver pour gérer un événement en toute sécurité.
Le site web du HSE contient toutes les informations dont vous avez besoin, notamment sur les sujets suivants.
Pour n'importe laquelle de ces choses, vous devriez.
Que vous organisiez un événement pour la première fois ou pour la centième fois, il est bon de vérifier soigneusement le site web du HSE.
Conseil : également conçu spécifiquement pour les événements musicaux, le Guide mauve offre de nombreuses informations utiles sur la sécurité des événements, notamment des études de cas et des exemples pratiques.
Tous les aspects de la sécurité sont-ils importants pour vous ?
Tous les organisateurs d'événements doivent tenir compte de la sécurité. Toutefois, certains aspects varient en fonction du type d'événement que vous organisez.
Par exemple, une petite exposition d'art dans une galerie locale sera très différente d'un événement organisé dans un stade avec cinq mille invités. Vous n'aurez pas à vous soucier de structures temporaires, de toilettes en nombre suffisant ou de gestion des déchets. Vous devrez créer un plan de sécurité adapté à votre événement spécifique.
De même, les événements où l'on consomme de l'alcool ou qui se déroulent en plein air sont plus susceptibles de présenter des problèmes de sécurité.
Conseil : un bon point de départ est de rechercher les "mesures de sécurité pour [votre type d'événement]" pour voir s'il existe déjà des informations sur le sujet.
Où trouver de l'aide
Tout cela peut sembler décourageant, surtout si c'est la première fois que vous abordez ce sujet. Mais ne vous inquiétez pas : il existe de nombreuses ressources pour vous aider et vous guider tout au long de votre parcours.
L'article "Getting started" de HSE est extrêmement utile pour les novices. Vous avez également à votre disposition les options suivantes.
Obtenez l'aide du lieu de réunion
De nombreuses salles de spectacle disposent de toutes les informations dont vous avez besoin sur leur site web. Ces informations sont là pour vous aider à vous assurer que tous les aspects de votre événement sont couverts, y compris les mesures de sécurité.
Si vous ne trouvez rien sur leur site, demandez-leur s'ils ont un ensemble d'informations prêtes à l'emploi. Après tout, il est dans leur intérêt de faire en sorte que votre événement se déroule sans accroc. Peut-être ont-ils une expérience de votre type d'événement.
Obtenez l'aide des comités locaux
Les sites web des comités locaux, proposent des informations détaillées sur la sécurité des événements. Cela vaut la peine de jeter un coup d'œil sur le site web de votre comité local ou de contacter ses représentants pour voir s'ils peuvent vous aider d'une quelconque manière.
Obtenez l'aide de consultants spécialisés dans la sécurité des événements
Vous pouvez également trouver des entreprises qui se spécialisent dans l'aide aux organisateurs d'événements en matière de mesures de sécurité. En voici quelques-unes :
Il existe de nombreuses autres sociétés de ce type, et vous en trouverez certainement une près de chez vous.
Considérations particulières pour les événements de grande envergure
Si vous organisez un événement de grande envergure et que vous êtes préoccupé par la gestion des foules, consultez le site Crowd Safety pour obtenir de l'aide et des conseils précieux.
En raison du risque de terrorisme, vous devez également prendre en compte le "Guide des endroits bondés" du gouvernement.
Conseil : la liste de contrôle de l'université Northumbria est un excellent exemple des détails spécifiques à prendre en compte.
Ne lésinez pas sur votre plan de sécurité.
Toute cette histoire de sécurité peut sembler être une corvée au premier abord, mais il est essentiel de la prévoir.
Des procédures de sécurité inefficaces peuvent avoir des conséquences dévastatrices pour vous en tant qu'organisateur d'événements. C'est à vous de vous assurer que vous suivez les directives et que vous avez mis en place un plan d'urgence.
En effectuant une évaluation des risques et en créant un plan de sécurité, vous garantirez la sécurité de votre personnel et de vos invités. Vous serez également préparé au cas où quelque chose de malheureux se produirait pendant l'événement.
