Vous avez réussi à planifier votre événement privé, et le grand jour est enfin arrivé ? Même si l'événement sera sans aucun doute amusant, il y a beaucoup de choses auxquelles il faut penser quand on en est l'organisateur. À la fin de l'événement, vous aurez créé un événement privé dont vos invités se souviendront probablement longtemps.
1. Assurez-vous que l'emplacement de l'entrée de la salle est correct
Vous organisez un événement privé, vous serez donc très probablement logé dans un endroit séparé, généralement moins accessible que les autres dans le lieu. Avant toute chose, assurez-vous de vérifier l'accès au site. Si certains clients ont des besoins particuliers, assurez-vous qu'ils peuvent entrer dans le lieu de l'événement et utiliser les toilettes.
Même si l'accès est bon, il n'est pas toujours facile de s'orienter dans un nouveau bâtiment. Guidez vos invités avec de la signalisation. Bien entendu, vous devrez obtenir l'autorisation des responsables du lieu avant de poser des panneaux.
2. Disposez les tables et les chaises
Lorsqu'il s'agit de disposer les tables et les chaises, vous pouvez choisir parmi plusieurs options. Certains événements, tels que les réunions d'affaires, exigent une disposition spécifique des tables et des chaises. Gardez toujours à l'esprit le format de l'événement et le confort des invités lorsque vous disposez les tables et les chaises. Voici quelques considérations à prendre en compte.
Mise en page de la table
Les tables se présentent généralement sous trois formes : carrée, rectangulaire ou ronde. La dernière forme est la plus difficile à travailler, mais elle a l'air bien. Voici quelques façons d'organiser vos arrangements de table :
Vérifiez auprès du lieu de l'événement si vous pouvez modifier la disposition des tables pour qu'elles correspondent au format de votre événement.
Décorations de table
Selon l'occasion, vous voudrez peut-être décorer les tables. Elle peut être superflue pour un événement professionnel, mais cruciale pour un mariage ou un anniversaire. Les fleurs sont la décoration la plus courante. Mais là encore, vous avez le choix entre plusieurs options. Demandez au site s'il propose des présentoirs circulaires ou des présentoirs bas et longs.
Disposition des sièges
Décidez à l'avance si vous voulez penser à un plan de table ou non. Il peut être utile d'en avoir un si certaines personnes veulent se connecter avec certaines autres.
La disposition des sièges est un excellent moyen de rapprocher deux hommes d'affaires. Ils conviennent également aux réunions de famille, du moins tant que l'on ne souhaite pas nécessairement mettre ensemble deux personnes qui ne s'aiment pas.
Chaises (et leurs décorations)
La raison pour laquelle les chaises doivent toujours être aussi inconfortables restera à jamais un mystère. Cela a peut-être quelque chose à voir avec l'idée particulière que les designers se font des chaises.
Mais il est bon de penser au temps que vos invités devront passer assis. Si votre événement doit durer longtemps, il peut être utile de demander au lieu de réunion s'il dispose de sièges confortables.
3. Créez la bonne ambiance avec la musique et l'éclairage
Les lumières et les sons sont très utiles pour créer l'atmosphère que vous recherchez. Votre événement est privé, et vous ne dérangerez personne si vous les changez. La question est de savoir si le lieu peut les changer ou non. Demandez s'il y a un éclairage tamisé et s'il est possible de mettre de la musique en fond sonore.
Conseil : Spotify propose des listes de lecture pour toutes les occasions.
4. Installer les artistes convenablement
Si vous avez engagé des performeurs, des orateurs ou des musiciens, assurez-vous de prendre soin d'eux. S'ils arrivent tôt, offrez-leur des rafraîchissements légers. Et peut-être auront-ils besoin d'un endroit séparé pour décharger leur matériel, s'habiller et se préparer.
5. Vérifier tous les équipements techniques
Si vous devez utiliser un équipement technique, veillez à le tester avant l'arrivée de vos invités. Vous ne voulez certainement pas qu'un microphone qui ne fonctionne pas gâche un bon discours.
Conseil : il est toujours bon d'avoir un plan de secours en cas de problèmes techniques.
6. Préparez des boissons de bienvenue et des amuse-gueules.
Les invités arrivent à grands pas, mais il y a une dernière chose que vous devez préparer avant leur arrivée. Assurez-vous que les boissons de bienvenue et les amuse-gueules sont prêts à être dégustés. Si vous organisez un événement privé pour des hommes d'affaires, vous pouvez préparer du matériel publicitaire. Veillez à ce que toutes les bannières des sponsors soient bien visibles.
7. Accueillez vos invités
Ils sont là ! Il est temps de vous transformer en l'un des plus grand hôtes de tous les temps. C'est votre moment. Votre principale responsabilité est de vous assurer que tout le monde passe un bon moment. Vous devez donc présenter les invités les uns aux autres et faciliter la conversation.
Lorsque les invités arrivent, vous devez également passer en revue le programme de l'événement. Même s'il ne s'agit que d'un dîner, vous pouvez informer tout le monde de ce qui les attend.
8. Prenez des photos et encouragez le partage
Si vous ne le photographiez pas, il n'a jamais eu lieu. C'est toujours une bonne idée de prendre des photos et des vidéos de votre événement. Au moins, ils constitueront un bon souvenir de la soirée. Et pour vous, les organisateurs de l'événement, ils servent un deuxième objectif. Les photos et les vidéos d'un événement réussi sont la meilleure forme de marketing.
Si l'événement est formel, engagez un photographe professionnel pour s'en occuper. Ainsi, vous pouvez vous concentrer sur votre travail, ce qui, la plupart du temps, est suffisant. Enfin, vous devez encourager vos invités à prendre des photos et à les partager sur leurs profils sociaux. Ainsi, ce seront vos invités qui vous feront de la publicité.
9. Veillez à ce que chacun rentre chez lui en toute sécurité
Une fois la fête terminée, il est temps de saluer tout le monde. Assurez-vous que tous les invités rentrent chez eux en toute sécurité, et aidez-les à appeler un taxi si nécessaire. N'oubliez pas de remercier tout le monde d'être venu, et n'ayez pas peur de leur demander leur avis. Il sera d'une aide précieuse pour la planification de votre prochain événement privé.
Vos invités devraient être repartis plus que satisfaits et vous serez probablement plus qu'épuisé. Félicitez-vous. Vous avez fait du bon travail !
