Pour organiser des événements réussis, il faut trois ingrédients : de l'intelligence, du flair et un peu de chance.
Si la seconde ne peut pas être forcée, les deux premières sont entre vos mains. Qu'il s'agisse d'un congrès ou d'un festival, d'un salon professionnel ou d'une formation, certaines règles de base s'appliquent à l'organisation d'événements. En les respectant, vous arriverez à bon port.
Les dix conseils suivants vous aideront à organiser des événements inoubliables.
1. il faut d'abord faire le premier pas, puis le deuxième
Chaque événement commence par une idée. Tous les événements ! Tant que vous ne savez pas ce que vous voulez organiser et pourquoi, vous n'avez pas besoin de réfléchir à l'heure, au lieu et au nombre de participants. Par conséquent, si vous voulez organiser des événements, faites le premier pas avant le second ! En d'autres termes, quel est l'objectif de votre événement ? Si vous souhaitez échanger avec vos pairs sur un sujet d'actualité dans le domaine médical, un congrès médical sur ce thème est une bonne idée. Si les arbitres de votre fédération sportive doivent être formés au nouveau règlement, organisez un séminaire sur ce sujet. Vous êtes un vendeur de spiritueux et vous voulez augmenter vos ventes de whisky ? Cela se résume probablement à un tasting.
2. où, quand, combien - et qui exactement ?
Une fois le thème choisi, le travail d'organisation commence. Il faut trouver une date et réserver un lieu. Cela semble simple, mais ça ne l'est pas. Vous devez d'abord définir votre groupe cible. Si vous organisez un salon de l'éducation, il est inutile de le programmer pendant les vacances d'été - les personnes que vous souhaitez atteindre seront à la plage. De même, il ne sert à rien de réserver une salle de 300 personnes pour le congrès annuel des philatélistes locaux si seulement 30 personnes y assistent. Une fois que la date et le lieu de la conférence ont été fixés, ils doivent l'être le plus rapidement possible, y compris la réservation de la salle ou du centre de conférence.
3. trouver les bons orateurs
Un congrès ne sera pas automatiquement couronné de succès simplement parce que le sujet est passionnant. Vous devez également réussir à inviter des intervenants qui ont des choses intéressantes à apporter. Nous vous avons déjà expliqué en détail dans un autre article comment trouver les bons conférenciers, animateurs de séminaires ou vendeurs pour les salons. En principe, votre propre expérience est la meilleure, donc réservez surtout des conférenciers que vous avez déjà vus. Mais vous pouvez également vous faire une idée des personnes en regardant des vidéos sur Youtube. D'ailleurs, de nombreux invités ne viennent pas pour un thème particulier, mais pour des conférenciers individuels. Les bonnes personnes font donc la moitié du travail.
4. organiser des événements, mais aussi communiquer
Les cliquetis font partie du métier - et c'est particulièrement vrai pour les organisateurs d'événements. Faites connaître votre événement bien à l'avance. Choisissez les canaux qui vous permettront d'atteindre votre groupe cible. Il n'est pas nécessaire d'annoncer un congrès scientifique pour psychologues avec une campagne publicitaire coûteuse dans les quotidiens, mais vous devriez le placer dans des publications spécialisées. Utilisez également les médias sociaux. En cas de doute, vous n'avez pas besoin d'un site web pour votre événement, mais vous devriez créer une page sur Facebook pour votre événement. Demandez à votre réseau Twitter de diffuser votre événement. Ainsi, leurs contacts seront également informés de votre événement.
5. préparez bien toutes les informations importantes
Que vous utilisiez des annonces, des flyers, des médias sociaux ou des e-mails d'invitation directs pour promouvoir votre événement, vous devez vous assurer que toutes les informations nécessaires sont disponibles : Répondez toujours aux questions en W : quoi, quand, où, qui et combien. Tout ce qui va au-delà relève du grand art de la persuasion. Donnez envie de participer à votre événement. Faites comprendre à votre groupe cible qu'il manquera quelque chose s'il ne participe pas. Les moyens pour y parvenir sont une présentation attrayante de la publicité et des invitations, mais surtout un contenu tout simplement de qualité. Et : pensez aussi à la presse. Les articles rédactionnels dans les journaux sont de la publicité gratuite. Fournissez donc aux journalistes du matériel à partir duquel ils pourront rédiger un bon article.
6. diffuser en continu pour maintenir le suspense
Et c'est précisément ce contenu que vous ne devez jamais manquer. Imaginez que vous annonciez votre salon six mois à l'avance et qu'ensuite ce soit le silence radio. Qui va venir, selon vous ? Si vous organisez des événements, réfléchissez donc dès le départ à un plan de contenu : quand souhaitez-vous publier quelle information, à quelle fréquence et à quel intervalle ? L'éventail des contenus est très large. Écrivez régulièrement sur les nouveaux intervenants de votre conférence, réalisez de courtes interviews avec des participants célèbres et publiez-les sous forme de vidéo sur la page de l'événement sur Facebook. Et surtout, bloguez, tweetez, écrivez. En bref, montrez-vous.
7. billetterie et booking : pas sans logiciel
Qu'il y ait des entrées ou non, la question du booking joue un rôle important pour vous. Que ce soit parce que le nombre de participants est limité. Que ce soit parce que vous voulez vendre le plus de billets possible. Vous ne pouvez pas vous passer d'un logiciel de réservation d'événements ou d'un logiciel d'enregistrement d'événements. Vous pouvez intégrer des outils d'inscription directement sur votre site web ou votre page Facebook et y faire passer l'ensemble du processus de réservation. En même temps, vous obtenez toutes les données nécessaires de vos participants et vous pouvez traiter le paiement des prix d'entrée. Vous disposez également d'un grand nombre d'outils d'analyse qui vous permettent de suivre en permanence le taux de remplissage de votre séminaire, congrès ou autre événement.
8. gérer systématiquement les participants
Dans l'idéal, vous avez déjà collecté des données importantes sur les participants lors de l'inscription. Dans le cas contraire, vous devriez le faire pendant votre événement. Ces informations valent de l'or pour vous. Il est en effet plus facile de fidéliser les clients existants que de gagner de nouveaux clients. Il en va de même pour les participants à un événement. Travaillez donc avec vos invités. Ne lésinez pas sur la documentation à l'avance et envoyez le catalogue de l'exposant en PDF aux participants du salon. Consultez les comptes Xing, LinkedIn et Twitter et cherchez à engager la conversation avec vos invités sur ces plateformes. Dans le meilleur des cas, ils partageront votre événement sur les réseaux sociaux et vous feront de la publicité gratuitement.
9. réunissez vos invités
Qu'il s'agisse d'une conférence ou d'une fête d'entreprise, d'un séminaire ou d'un salon : Les participants ne se déplacent pas seulement pour écouter des conférenciers, des professeurs ou des vendeurs. Ils veulent aussi pouvoir discuter avec d'autres invités. Lors de votre événement, créez des espaces appropriés pour les petites conversations et les discussions. Comment pouvez-vous faire cela ? C'est très simple : prévoyez des pauses généreuses, invitez les participants à prendre un café ou à partager un apéritif après le programme de la conférence. Vous délierez ainsi les langues et créerez une atmosphère agréable. Les ateliers sont également un moyen efficace. Il est plus facile de parler en petits groupes. N'hésitez pas à utiliser les médias modernes. Invitez vos participants à discuter sur Twitter sous un hashtag. Cela permet souvent d'engager des discussions en dehors de la virtualité.
10. Après l'événement, avant l'événement
Un événement n'est pas terminé parce qu'il est terminé. Préparez votre événement et offrez à vos participants des impressions et des bonus. Mettez en ligne une vidéo des moments forts de la table ronde. Proposez sur un portail de télécharger les fiches techniques des produits qui ont été présentés lors de votre salon. Cela fera plaisir non seulement aux participants, mais aussi à tous ceux qui n'ont pas pu être présents. De cette manière, vous transmettez une image positive de votre événement à l'extérieur. Vous gagnerez ainsi déjà les premiers participants pour la prochaine fois, si vous organisez à nouveau des événements.
Il n'est pas si difficile d'organiser des événements de qualité et réussis. Le bon thème, les bons orateurs, des participants intéressés - voilà le mélange idéal pour un événement passionnant.
